In deze regeling wordt verstaan onder:
1. AKSOS: de werkgever in het kader van deze regeling, zijnde de besloten vennootschap AKSOS GROEP BV en haar dochtervennootschappen;
2. werknemer: degene die in dienstverband werkzaam is ten behoeve van AKSOS;
3. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:
4. vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van AKSOS en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;
5. vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor AKSOS te fungeren. De namen van de vertrouwenspersonen zijn te vinden in Scienta in het handboek HRM.
6. adviespunt klokkenluiders: het adviespunt dat is ingesteld bij het Tijdelijk besluit Commissie advies- en verwijspunt klokkenluiden (zie Staatsblad 2011, 427 en Staatsblad 2015, 202);
7. afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, wet bescherming klokkenluiders;
8. melding: de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid op grond van deze regeling;
9. melder: de werknemer of persoon die werkgerelateerde activiteiten (heeft) verricht. die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling;
10. dagelijks bestuur: de persoon (personen) die de dagelijkse leiding heeft (hebben) over AKSOS.
11. compliance officer: de functionaris die door AKSOS is aangesteld om toe te zien op de naleving van wet- en regelgeving binnen de organisatie.
12. onderzoekers: degenen aan wie het dagelijks bestuur het onderzoek naar de misstand opdraagt;
13. externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen;
14. externe derde: iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk oordeel van de melder in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen oplossen of doen oplossen;
15. afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 3, wet Huis voor Klokkenluiders;
Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen.
1. Een werknemer kan iedereen in de organisatie in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand.
2. Een werknemer kan in vertrouwen een vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning bij het melden van het vermoeden van een misstand.
3. De werknemer kan de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning bij het vermoeden van een misstand.
1. Een werknemer met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen AKSOS kan daarvan melding doen bij de kantoorleiding of het dagelijks
bestuur. Indien de werknemer een redelijk vermoeden heeft dat het dagelijks bestuur bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding ook bij de compliance officer doen. In dat geval dient in deze regeling voor “het dagelijks bestuur” verder “compliance officer” te worden gelezen.
2. De werknemer kan het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid binnen AKSOS ook melden via een vertrouwenspersoon. De melder kan ervoor kiezen anoniem te blijven. Alle communicatie verloopt dan via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de kantoorleiding of het dagelijks bestuur bedoeld in het vorige lid, respectievelijk de compliance officer.
3. Een melding kan zowel schriftelijk als mondeling, per telefoon of per gesprek op locatie, worden gedaan.
4. De melder kan ervoor kiezen een geheel anonieme melding per brief gericht aan dagelijks bestuur te doen. Een terugkoppeling op deze melding is dan niet mogelijk.
1. Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met AKSOS in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen AKSOS kan daarvan melding doen bij het dagelijks bestuur. Indien de werknemer van een andere organisatie een redelijk vermoeden heeft dat het dagelijks bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, kan hij de melding ook bij de compliance officer doen. In dat geval dient in deze regeling voor “het dagelijks bestuur” verder “compliance officer” te worden gelezen.
2. De werknemer van een andere organisatie als bedoeld in het vorige lid kan het vermoeden van een misstand binnen AKSOS ook melden via een vertrouwenspersoon. De melder kan ervoor kiezen anoniem te blijven. Alle communicatie verloopt dan via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de melder, door naar het dagelijks bestuur respectievelijk de compliance officer.
3. Een melding kan zowel schriftelijk als mondeling, per telefoon of per gesprek op locatie, worden gedaan.
4. De melder kan ervoor kiezen een geheel anonieme melding per brief gericht aan dagelijks bestuur te doen.
1. AKSOS zal de melder niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid bij AKSOS, een andere organisatie, een externe instantie als bedoeld in artikel 14.
2. Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:
3. Van benadeling als bedoeld in lid 1 is ook sprake als een redelijke grond aanwezig is om de melder aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2 jegens hem te nemen, maar de maatregel die AKSOS neemt niet in redelijke verhouding tot staat tot die grond.
4. Indien AKSOS jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
5. AKSOS draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
6. AKSOS spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.
1. De op voet van artikel 9 lid 5 aangewezen vertrouwenspersoon bespreekt onverwijld, samen met de melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De vertrouwenspersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. Indien de melder van mening is dat sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken ook welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De vertrouwenspersoon stuurt het verslag onverwijld door aan het dagelijks bestuur. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.
1. AKSOS zal personen binnen de organisatie die door de melder zijn geraadpleegd over het vermoeden van een misstand niet benadelen vanwege het fungeren als raadgever van de melder.
2. AKSOS zal de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.
3. AKSOS zal de onderzoekers niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.
4. AKSOS zal een werknemer die wordt gehoord door de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
5. AKSOS zal een werknemer niet benadelen in verband met het door hem aan de onderzoekers verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek.
6. Op benadeling van de in lid 1 t/m 5 bedoelde personen is artikel 5 lid 2 t/m 6 van overeenkomstige toepassing.
1. AKSOS draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn.
2. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
3. Indien het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding
verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.
4. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van personen die door de melder zijn geraadpleegd niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en de raadgever.
1. Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling bij de kantoorleiding, het dagelijks bestuur, de compliance officer of vertrouwenspersoon doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. Wordt de melding gedaan bij de kantoorleiding of een vertrouwenspersoon dan stuurt die de melding onverwijld door aan het dagelijks bestuur.
3. Indien de melder, de kantoorleiding of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan een redelijk vermoeden hebben dat het dagelijks bestuur bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, stuurt deze de melding onverwijld door aan de compliance officer. In dat geval dient in deze regeling voor “het dagelijks bestuur” verder “compliance officer” te worden gelezen.
4. Het dagelijks bestuur stuurt de melder onverwijld, maar in ieder geval binnen 7 dagen na ontvangst, een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.
5. Indien de melding niet via een vertrouwenspersoon is gedaan, wijst het dagelijks bestuur, in overleg met de melder, onverwijld een vertrouwenspersoon aan met het oog op het tegengaan van benadeling.
1. Het dagelijks bestuur stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, tenzij:
2. Indien het dagelijks bestuur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan het dagelijks bestuur van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
3. Het dagelijks bestuur beoordeelt of een externe instantie als bedoeld in artikel 14 van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien AKSOS een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt het dagelijks bestuur de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. Het dagelijks bestuur draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid.
5. Het dagelijks bestuur informeert de melder onverwijld, maar in ieder geval binnen 3 maanden, schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Het dagelijks bestuur stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. Het dagelijks bestuur informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie zoals bedoeld in lid 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.
3. De onderzoekers kunnen binnen AKSOS alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
1. Het dagelijks bestuur informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een missstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert het dagelijks bestuur de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Indien de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is.
3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt het dagelijks bestuur of een externe instantie als bedoeld in artikel 14 van de interne melding van een vermoeden van een misstand en van het onderzoeksrapport en het standpunt van AKSOS op de hoogte moet worden gebracht. Indien AKSOS een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden in overeenkomstige zin geïnformeerd als de melder op grond van lid 1 t/m 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
1. AKSOS stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van AKSOS te reageren.
2. Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van AKSOS onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van AKSOS sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert AKSOS hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 10 t/m 13 van overeenkomstige toepassing.
3. Indien AKSOS een externe instantie als bedoeld in artikel 14 op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van AKSOS aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
Het is mogelijk om zonder eerst intern te melden een externe melding te doen bij de door de Wet bescherming klokkenluiders aangewezen instanties (artikel 2c Wetbc):
1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan het dagelijks bestuur verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.
2. De artikelen 10 t/m 13 zijn van overeenkomstige toepassing.
3. Lid 1 en 2 zijn op de in artikel 7 lid 1 t/m 6 bedoelde personen van overeenkomstige toepassing.
4. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop AKSOS zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand.
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van AKSOS.
2. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:
Deze regeling treedt per direct in werking.
