In dit nieuwsartikel staan de wijzigingen in het onderwijsaccountantsprotocol OCW 2023 centraal. Verder informeren we u over een aantal actuele onderwerpen die momenteel op de onderwijssector van toepassing zijn. 

Review onderwijsinspectie

AKSOS wordt tweejaarlijks gereviewd door de Inspectie van het Onderwijs. De inspectie verricht een steekproef en toetst of het dossier van de accountant voldoet aan de daaraan gestelde eisen. AKSOS heeft een toereikend oordeel op de kwaliteit van de onderwijsdossiers. Verder kunnen we u meedelen dat we er in 2023 ook weer in zijn geslaagd om nagenoeg alle jaarrekeningen tijdig (vóór) 1 juli 2023 van een controleverklaring te voorzien. Dit verdient een compliment aan onze cliënten die tijdig de benodigde stukken voor de controle bij ons hebben aangeleverd.

Tijd voor de eindejaarcontroles 2023: Spendanalyse en checklist bestuursverslag

Wij zijn de interimcontroles aan het afronden en alvast aan het vooruitkijken naar de eindejaarscontroles. In januari ontvangen onze cliënten een lijst met op te leveren stukken voor de eindejaarscontroles 2023. Onze cliënten ontvangen ook een checklist bestuursverslag. Vanuit voorgaande jaren is gebleken dat cliënten deze checklist niet altijd zelf invullen om vast te stellen of het verslag aan alle eisen vanuit wet- en regelgeving voldoet. Wij adviseren onze cliënten de checklist zelf in te vullen om enerzijds vast te stellen of alle onderwerpen in het bestuursverslag aan bod komen en anderzijds om vragen van AKSOS te voorkomen.

Een goed ingevulde checklist bestuursverslag draagt bij aan een efficiënte controle door de accountant. Verder zien wij dat organisaties niet altijd zelf een spendanalyse maken of een analyse toevoegen bij de spendanalyse waarin organisaties vaststellen of er wel of niet Europees is aanbesteed. Deze analyse vanuit de instellingen zelf, draagt ook bij aan een efficiënte uitvoering van de controlewerkzaamheden.

Informatiebeveiliging en privacy

Informatiebeveiliging en privacy staat bovenaan de agenda bij veel schoolbesturen. Maar hoe pak je dat aan? Wat is goed of veilig genoeg? Hoe weet je dat je niets vergeet? Als onderdeel van het programma Digitaal Onderwijs is in april 2023 is het Normenkader Informatiebeveiliging en Privacy voor het Funderend Onderwijs* (IBP FO) gepubliceerd. Op dit moment is het normenkader nog niet juridisch geborgd. Naar verwachting is in 2027 wel het geval. Dan moet een onderwijsinstelling aan alle normen voldoen.

Voldoen aan het normenkader is niet van vandaag op morgen geregeld. De norm is een hulpmiddel voor schoolbesturen om informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens te verbeteren. Het bevat voorbeelden van toetsingskaders waaraan stapsgewijs moet worden voldaan. Maar hoe kun je dit aanpakken? Wat bedoelen ze precies met de normen?

*Het Privacy normenkader is nog niet opgeleverd.

AKSOS stappenplan Informatiebeveiliging

Om stapsgewijs te groeien naar het vereiste niveau op de 69 normen hebben wij een 6-stappenplan opgesteld:

1. Inventariseren IT-landschap en de wijze waarop IT-beheer is georganiseerd | Breng op gestructureerde wijze het IT-landschap in kaart en door wie het IT-beheer en de informatiebeveiliging wordt uitgevoerd.
2. Vaststellen scope | Stel vast welke de normen die in scope zijn van de onderwijsinstelling en die zijn uitbesteed aan uitbestedingspartners, maar waarvoor het onderwijsbestuur wel verantwoordelijk voor is en erop moet toezien dat die op het vereiste niveau worden uitgevoerd.
3. Nulmeting met gap-analyse | Voer een nulmeting uit aan de hand van het normenkader waarbij in kaart wordt gebracht of aan de normen wordt voldaan en op welke niveau. De daaropvolgende gap-analyse laat vervolgens zien op welke normen stappen moeten worden gezet.
4. Uitvoeren risicoanalyse | Voer een risicoanalyse uit om te toetsen welke risico’s uw onderwijsinstelling loopt met het huidige niveau van informatiebeveiliging en stel vast op welke aandachtsgebieden direct of op (middel)lange termijn moet worden ondernomen.
5. Opstellen routekaart verbeteringen | Stel op basis nulmeting en risicoanalyse een verbeterplan op met concrete acties, prioriteit en tijdlijnen.
6. Uitvoeren verbeterplan en bewaken niveau | Voer de verbeteringen uit, bewaak de voortgang, meet periodiek het bereikte niveau en stuur bij waar nodig om op tijd gereed te zijn.

Door uitvoering deze stappen krijgt u inzicht in het huidige niveau van informatiebeveiliging en de hoeveelheid werk die moet worden verricht om in 2027 te voldoen aan de norm. Wij adviseren u hiermee op tijd te starten omdat dit een langdurig proces kan zijn voor uw onderwijsinstelling.

Ondersteuning onderwijsinstellingen 

Wij kunnen u ondersteunen bij het uitvoeren van het stappenplan. Hiervoor hebben wij de afgelopen jaren de Quickscan Informatiebeveiliging en de IT-risicoanalyse ontwikkeld en nu specifiek op maat gemaakt voor IBP FO. Door het gecombineerd uitvoeren van de Quickscan Informatiebeveiliging en de IT-risicoanalyse wordt het hele stappenplan uitgevoerd. Uiteraard kunnen deze diensten ook afzonderlijk afgenomen worden. In de onderstaande tabel is weergegeven hoe deze diensten zich tot elkaar verhouden.

**Deze stap vervalt als u al klant van AKSOS bent omdat die informatie tijdens de jaarrekeningcontrole is geïnventariseerd door invulling van de Checklist automatiseringsomgeving.

 

Dit was 2023

Regels voor de vrijwillige ouderbijdrage per 1 september 2023 

Scholen mogen een bijdrage van ouders vragen voor activiteiten die buiten het verplichte onderwijsprogramma vallen, georganiseerd door of onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag. In 2021 is de wetgeving over deze bijdrage aangescherpt. Sindsdien moeten alle leerlingen mee kunnen doen aan activiteiten die door of namens school worden georganiseerd, ook als ouders niet betalen. Scholen zijn verplicht om dit expliciet in de schoolgids te vermelden. Het is belangrijk dat uit alle communicatie aan ouders duidelijk blijkt dat de ouderbijdrage vrijwillig is. Als bijlage bij deze nieuwsbrief hebben we een brochure gevoegd die ingaan op de veranderingen.

Het Proceshuis 

Voor het bieden van kwalitatief hoogwaardig onderwijs, is een goede bedrijfsvoering van heel belangrijk. Om het maximale uit de bedrijfsvoering te halen, hebben wij het proceshuis ontwikkeld. Wij kunnen organisaties ondersteunen bij het verzamelen van belangrijke gegevens over de bedrijfsprocessen om risico’s in beeld te brengen. Zo realiseren wij een proceshuis dat het hart van uw onderwijsorganisatie vormt en uw onderwijsinstelling laat floreren. Onderstaand een voorbeeld van een stappenplan hoe zo’n proces eruit komt te zien:

Financiële risicoanalyse

Om een goed inzicht te verkrijgen in de risico’s en het gewenste buffervermogen verrichten wij financiële risicoanalyses voor onderwijsinstellingen. In deze analyse worden de risico’s (bijvoorbeeld op het gebied van leerlingaantallen, bekostiging, personeelsbeleid en huisvestingsbeleid) gekwantificeerd aan de hand van een ontwikkelde tool. Dit gebeurt in meerdere fases:

1. Fase 1 | Algemene inventarisatie.
2. Fase 2 | In beeld brengen van de doelen (o.a. het inschatten van de kans van optreden en de impact op de organisatie en het inventariseren van beheersingsmaatregelen.
3. Fase 3 | Risico’s, kans en impact en beheersingsmaatregelen uitwerken in een risicoanalysetool.
4. Fase 4 | Bespreking van de uitkomsten met het management en bestuur.

Bestuursverslag 

De maatschappelijke thema’s blijven in 2023 ongewijzigd ten opzichte van boekjaar 2022. In de uitvoering van de controlewerkzaamheden boekjaar 2023 zijn wij kritisch op de volledige uitwerking van de thema’s in de bestuursverslagen. Alle genoemde aandachtspunten uit de brief van de minister van 4 december jl. dienen aan de orde te komen.

IB Tool 

Voor de uitvoering van de deze diensten maken wij gebruik van onze eigen IB Tool waarin deze diensten zijn geïntegreerd en het stappenplan kan worden uitgevoerd. Onder begeleiding van onze IT-auditor worden de stappen gezamenlijk met u uitgevoerd waarbij u uitleg ontvangt bij de normen, advies over de verbeterstappen en een rapportage met de resultaten en het verbeterplan.

De verzamelde informatie en de resultaten worden vastgelegd in de tool en zijn achteraf nog te raadplegen door u, waarbij wij tevens de mogelijkheid bieden om de tool te zelfstandig gebruiken om periodiek een Quickscan en Risicoanalyse uit te voeren. Uiteraard is het ook mogelijk dat onze IT-auditor u hierbij ondersteunt.

BTW-scan 

Als onderdeel van onze interimcontroles zijn wij dit controlejaar gestart met een btw-scan. Een checklist met onderwerpen met mogelijke btw-risico’s voor onderwijsinstellingen. De checklist wordt voor de cliënten van AKSOS ingevuld en de uitkomsten bespreken we samen met onze cliënt. In de managementletter of het accountantsverslag rapporteren we over de verbeteracties/plannen. Onze btw-adviseur kan onze onderwijsinstellingen indien gewenst ondersteunen bij het uitwerken van de verbeterplannen.

Financiële rechtmatigheid

Besluit experiment onderwijszorgarrangementen
Het besluit maakt een experiment mogelijk vanaf 1 januari 2023 met als einddatum 1 januari 2028 (artikel 10). In artikel 4 staat dat maximaal 2,5% van de bekostiging van het  samenwerkingsverband ruimer besteed mag worden dan de gebruikelijke onderwijsbekostiging. Dit is als volgt verwoord op het FR kader:
‘Uit dit artikel blijkt dat een samenwerkingsverband, dat deelneemt aan het experiment kan afwijken van de bekostigingsvoorschriften en dat dit kan voor ten hoogste 2,5% van de bekostiging. Deze bekostiging kan in afwijking aangewend worden voor de financiering van kosten in een onderwijszorgarrangement die direct of indirect nodig zijn voor de uitvoering van het onderwijs of de bevordering van deelname aan het onderwijs voor leerlingen met een complexe ondersteuningsbehoefte.’

Subsidieregeling School en omgeving 2023-2025
Verantwoording op model G1. In de regeling is een resultaatverplichting opgenomen t.a.v. minimaal 75% van de opgegeven aantal deelnemers en minimaal 75% van de uren gerealiseerd. Als niet aan de resultaatverplichting is voldaan kan de verantwoording in model G1 dus niet op J staan. Vanuit de uitvoerder van de subsidieregeling (DUS-i) is er M&O beleid dat bestaat uit een steekproefsgewijze controle op de uren en deelnemersregistratie. In de toelichting van de regeling is over cofinanciering opgenomen: Coalities kunnen naast deze subsidie andere middelen inzetten, zoals werkdrukmiddelen, een deel van de basisvaardigheden subsidie, andere rijksmiddelen, gemeentelijke, provinciale en private middelen kunnen een deel van de kosten dekken wanneer dit een duidelijke doelbinding heeft. Navraag bij OCW heeft uitgewezen dat de toelichting onjuist is. Er mogen wel andere rijksmiddelen aan het doel van de subsidie besteed worden, maar niet de genoemde OCW-middelen. De toelichting kan niet meer worden aangepast. OCW gaat dit in de Q&A bij de uitvoerder van de subsidieregeling opnemen.

Wijziging regeling tegemoetkoming opleidingsscholen 2019
De teldatum is verschoven van 30 september naar uiterlijk 1 juli. Deze wijziging is doorgevoerd in het Onderwijsaccountantsprotocol 2023.

Vooruitblik 2024 en verder

Verwerking kosten groot onderhoud in jaarrekening 2024 

De voorschriften voor het verwerken van de kosten van het groot onderhoud in de jaarrekening veranderen per 1 januari 2024. Schoolorganisaties die in 2023 nog gebruik maken van de overgangsregeling voor de verwerking van het groot onderhoud, moet per 1 januari 2024 een keuze maken voor het verwerken van de kosten van groot onderhoud: Activeren of het vormen van een voorziening. Als er wordt gekozen voor de voorziening, dan moet deze op een andere wijze worden vastgesteld, dan schoolorganisaties tot nu toe altijd deden.

Subsidieregeling MDT 2023 (sector vo, mbo en ho)

Dit betreft een G2 regeling met een verplichting in het bestuursverslag (dit is al opgenomen in het OAP 2023 (paragraaf 2.2.2 Bestuursverslag, het W&R-overzicht en het FR kader). De subsidieaanvraag vindt plaats in 2023, het besluit op de aanvraag in december 2023, dus nog geen daadwerkelijke uitvoering in 2023 verwacht. De hoogte van de subsidie wordt vastgesteld a.d.h.v. 2 zaken:

1. Daadwerkelijke besteding/cofinanciering
2. Omvang daadwerkelijk afgerond MDT

Mogelijk worden hier in het OAP 2024 nog extra werkzaamheden voor opgenomen in het OAP.

Digitale veiligheid

Kamerbrief over digitalisering in funderend onderwijs | Kamerstuk | Rijksoverheid.nl

Uit de brief blijkt dat het de bedoeling is dat onderwijsinstellingen in de sector po en vo m.i.v. hun jaarverslag over 2024 verplicht expliciet aandacht gaan besteden aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen het schoolbestuur. Hierbij wordt aangesloten wordt op de al bestaande verplichting om een beschrijving te geven van de belangrijkste risico’s en onzekerheden, zoals omschreven in bijlage 3, onderdeel B2 van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs.

Regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo:

Het ministerie is voornemens om waarschijnlijk met ingang van 1 januari 2025 de controle op de datum in Nederland (die per 1 april 2022 i.v.m. de oorlog in Oekraïne was afgeschaft) weer in de regeling op te nemen.

Wetsvoorstel doelmatige aanpak onderwijshuisvesting

In het wetsvoorstel worden drie wijzigingen in de bestaande wetgeving voorbereid:

1. De gemeente stelt eens in de vier jaar een integraal huisvestingsplan vast, waarin is opgenomen welke huisvestigingsvoorzieningen in de planperiode zullen worden gerealiseerd. Ook wordt vermeld welke huisvestigingsvoorzieningen de gemeente voornemens is te treffen in de twaalf jaren volgende op de planperiode. Het bevoegd gezag stel elke vier jaar een meerjarig onderhoudsplan vast. De gemeente en het bevoegd gezag overleggen voor de vaststelling van het integraal huisvestingsplan van de gemeente. In dat overleg betrekken zij het meerjarig onderhoudsplan van het bevoegd gezag. Dit bevordert de samen tussen de plannen en zorgt voor betere prioritering,
2. Renovatie als volwaardig alternatief wordt in de wet opnemen als voorziening in huisvesting door de gemeente. Een renovatie zorgt voor de verlenging van de gebruiksduur van de onderhuisvesting met tenminste 25 jaar.
3. Het bevoegd gezag krijgt de mogelijkheid om uit overschotten in de exploitatie mee te investeren in de huisvesting.
   Beoogde ingangsdatum is 1 januari 2025.

Wetsvoorstel wijziging onderwijswetten i.v.m. strategisch personeelsbeleid in het po, vo en mbo

In het voorstel is voor po en vo een beperking van externe inhuur opgenomen (dit komt in het OAP tot uitdrukking in het FR kader). Daarnaast wordt verantwoording in het bestuursverslag over doelen en resultaten van het strategisch personeelsbeleid gevraagd. Beoogde inwerkingtreding is 1 augustus 2024.

Aanpassing WNT- regeling voor onderwijsinstellingen 2024

Het toezichthoudend orgaan van de onderwijsinstelling dient jaarlijks het aantal complexiteitspunten vast te stellen. De bezoldigingsmaxima per klasse zijn recent gepubliceerd in de staatscourant. Deze zijn als volgt:

Vragen?
Dan kunt u contact opnemen met één van onze specialisten.